Informativa sul trattamento dei dati personali

ai sensi dell’art. 13 del regolamento (UE) 2016/679

Il Comitato di Coordinamento del Volontariato di Protezione Civile della Provincia di Bergamo (CCV Bergamo), ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dello svolgimento delle proprie attività.

La presente informativa riguarda, in particolare, i dati personali trattati nell’ambito dei rapporti con i volontari, con le organizzazioni di volontariato e con i gruppi comunali e intercomunali di protezione civile, nonché per lo svolgimento delle attività istituzionali, organizzative, formative, addestrative e operative del Comitato e per gli adempimenti e i flussi informativi con Regione Lombardia e con gli altri soggetti appartenenti al Sistema di protezione civile.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è il Comitato di Coordinamento del Volontariato di Protezione Civile della Provincia di Bergamo, con sede in Via Tonale 100, Albano Sant’Alessandro (BG).

Il Titolare può essere contattato mediante PEC all’indirizzo: certificata@pec.ccv-bg.it.

Il CCV Bergamo opera, per i trattamenti di propria competenza, in qualità di autonomo Titolare del trattamento, determinandone finalità e mezzi nel rispetto della normativa applicabile.

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO).

2. Soggetti interessati

I trattamenti descritti nella presente informativa possono riguardare, in particolare:

• volontari di protezione civile;
• componenti e referenti delle organizzazioni di volontariato;
• componenti e referenti dei gruppi comunali e intercomunali di protezione civile;
• coordinatori, responsabili, capisquadra e soggetti che ricoprono incarichi o funzioni nell’ambito del volontariato di protezione civile;
• partecipanti a corsi, attività formative, addestramenti ed esercitazioni;
• docenti, istruttori, formatori e altri soggetti coinvolti nelle attività organizzate o coordinate dal CCV Bergamo;
• rappresentanti, dipendenti e referenti degli enti e delle amministrazioni con i quali il Comitato intrattiene rapporti;
• altri soggetti che partecipano o collaborano alle attività del Comitato.

3. Categorie di dati personali trattati

In relazione alle finalità indicate nella presente informativa, il CCV Bergamo può trattare, a seconda delle attività svolte, le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi e anagrafici, quali nome, cognome, data e luogo di nascita e codice fiscale;
• dati di contatto, quali indirizzo di posta elettronica, numero di telefono e recapiti;
• dati relativi all’organizzazione o al gruppo di protezione civile di appartenenza;
• dati relativi al ruolo, agli incarichi e alle funzioni ricoperte;
• dati relativi alla partecipazione alle attività di protezione civile;
• dati relativi alla partecipazione a corsi, attività formative, addestramenti ed esercitazioni;
• dati relativi a presenze, verifiche dell’apprendimento ed esiti dei percorsi formativi;
• dati relativi a qualifiche, specializzazioni, abilitazioni, attestazioni e competenze possedute o conseguite;
• dati necessari per la gestione delle attività amministrative e organizzative del Comitato;
• dati necessari per gli adempimenti e i flussi informativi verso Regione Lombardia e gli altri soggetti istituzionali competenti;
• dati previsti o richiesti dai sistemi informativi utilizzati nell’ambito del Sistema di protezione civile, compreso SIVOC;
• ogni altro dato personale il cui trattamento risulti necessario in relazione alle attività svolte dal Comitato o agli adempimenti previsti dalla normativa applicabile.

Il CCV Bergamo applica il principio di minimizzazione dei dati e tratta esclusivamente le informazioni adeguate, pertinenti e limitate a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite.

Di norma, per le attività disciplinate dalla presente informativa non è richiesto il trattamento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del GDPR. Qualora, per specifiche attività o adempimenti, si rendesse necessario trattare tali dati, il trattamento sarà effettuato esclusivamente in presenza dei presupposti previsti dalla normativa e con le garanzie richieste dal GDPR.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati dal CCV Bergamo nell’ambito dello svolgimento delle proprie attività e, in particolare, per le seguenti finalità:

• gestione dei rapporti con i volontari, le organizzazioni di volontariato, i gruppi comunali e intercomunali e gli altri soggetti appartenenti al Sistema di protezione civile;
• svolgimento delle funzioni di coordinamento, rappresentanza, organizzazione e supporto al volontariato di protezione civile;
• organizzazione e gestione delle attività promosse, coordinate o supportate dal Comitato;
• organizzazione e gestione di esercitazioni, addestramenti, manifestazioni, eventi e altre iniziative di protezione civile;
• organizzazione e gestione di corsi di formazione e aggiornamento, comprese le iscrizioni, la rilevazione delle presenze, le verifiche dell’apprendimento e la gestione degli esiti;
• gestione delle qualifiche, specializzazioni, abilitazioni, attestazioni e competenze dei volontari;
• predisposizione e rilascio, ove previsto, di attestazioni o altra documentazione relativa alle attività formative e addestrative;
• verifica dei requisiti richiesti per la partecipazione a specifiche attività, corsi o percorsi formativi;
• gestione delle comunicazioni organizzative e di servizio con i volontari, con le organizzazioni e con gli altri soggetti coinvolti nelle attività;
• raccolta, verifica, aggiornamento e trasmissione delle informazioni necessarie per gli adempimenti connessi ai sistemi informativi istituzionali e regionali, compreso SIVOC;
• gestione dei flussi informativi e documentali con Regione Lombardia, Province, Comuni e altri enti, amministrazioni e strutture appartenenti al Sistema di protezione civile;
• gestione delle attività amministrative, organizzative, contabili e documentali del Comitato;
• gestione di eventuali rimborsi, contributi, benefici e altri adempimenti amministrativi connessi alle attività svolte;
• adempimento degli obblighi previsti dalla normativa nazionale e regionale applicabile in materia di protezione civile e volontariato;
• riscontro alle richieste provenienti dalle autorità e dalle amministrazioni pubbliche competenti;
• tutela dei diritti e degli interessi del CCV Bergamo, ove necessario.

I dati personali non saranno utilizzati per finalità incompatibili con quelle per le quali sono stati raccolti.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato sulla base di uno o più dei presupposti di liceità previsti dall’art. 6 del GDPR, individuati in relazione alla specifica attività svolta.

In particolare, il trattamento può essere necessario:

• per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR;
• per il perseguimento del legittimo interesse del CCV Bergamo alla corretta organizzazione, gestione e documentazione delle proprie attività e dei rapporti con i soggetti con i quali opera, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR, ove tale base giuridica sia applicabile e purché non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato;
• per l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR, nei casi in cui tale presupposto risulti applicabile;
• sulla base del consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR, esclusivamente per le specifiche finalità per le quali la normativa richieda o renda opportuno acquisire tale consenso.

Quando il trattamento è fondato sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

6. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati può essere obbligatorio o necessario in relazione alla specifica attività richiesta o svolta.

In particolare, il conferimento dei dati necessari alla gestione delle attività formative, alla registrazione della partecipazione, alla gestione delle qualifiche e delle abilitazioni, agli adempimenti previsti dai sistemi informativi regionali e allo svolgimento delle attività istituzionali e organizzative del Comitato è necessario per consentire al CCV Bergamo di svolgere le relative attività.

Il mancato conferimento dei dati indispensabili può comportare, a seconda dei casi, l’impossibilità di:

• procedere all’iscrizione o alla partecipazione a corsi, esercitazioni, addestramenti o altre attività;
• registrare correttamente la partecipazione o l’esito di un’attività formativa;
• rilasciare attestazioni o documentare qualifiche, specializzazioni e abilitazioni;
• effettuare gli aggiornamenti e gli adempimenti previsti nei sistemi informativi istituzionali e regionali, compreso SIVOC;
• dare seguito a richieste o adempimenti amministrativi;
• svolgere altre attività per le quali le informazioni richieste risultino indispensabili.

Quando il conferimento dei dati è facoltativo, l’eventuale mancata comunicazione non produce conseguenze diverse dall’impossibilità di utilizzare i dati per la specifica finalità facoltativa indicata.

7. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza previsti dal GDPR.

I dati possono essere trattati mediante strumenti informatici e telematici nonché, ove necessario, mediante documentazione cartacea.

Il CCV Bergamo adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio al fine di garantire un livello di sicurezza appropriato e di prevenire, per quanto possibile, la perdita, la distruzione, l’alterazione, la divulgazione non autorizzata o l’accesso, accidentale o illecito, ai dati personali.

I dati personali sono accessibili esclusivamente ai soggetti che ne abbiano necessità in relazione alle mansioni, agli incarichi e alle attività loro attribuite e che siano stati adeguatamente autorizzati e istruiti.

8. Origine dei dati

I dati personali possono essere raccolti:

• direttamente presso l’interessato;
• presso l’organizzazione o il gruppo di protezione civile di appartenenza;
• presso gli enti e le amministrazioni competenti;
• attraverso i sistemi informativi istituzionali utilizzati nell’ambito del Sistema di protezione civile;
• nell’ambito delle attività formative, addestrative, operative e organizzative alle quali l’interessato partecipa.

Qualora i dati personali non siano raccolti direttamente presso l’interessato e ricorrano i presupposti previsti dall’art. 14 del GDPR, saranno fornite le informazioni previste dalla normativa secondo le modalità e nei termini applicabili.

9. Comunicazione e destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari alle finalità indicate nella presente informativa, a:

• Regione Lombardia, anche mediante inserimento, trasmissione o aggiornamento dei dati nel sistema informativo regionale SIVOC, per gli adempimenti e le finalità di propria competenza;
• Province, Comuni, Comunità Montane e altri enti e amministrazioni pubbliche competenti;
• strutture operative e altri soggetti appartenenti al Sistema di protezione civile, nei casi in cui la comunicazione sia prevista o necessaria per lo svolgimento delle rispettive attività;
• organizzazioni di volontariato e gruppi comunali o intercomunali di protezione civile, limitatamente alle informazioni necessarie alla gestione delle attività di rispettiva competenza;
• soggetti coinvolti nell’organizzazione e nella gestione delle attività formative, quali docenti, istruttori, formatori, commissioni e soggetti incaricati delle verifiche, limitatamente ai dati necessari allo svolgimento delle rispettive funzioni;
• fornitori di servizi informatici, piattaforme telematiche e altri soggetti che svolgano attività per conto del CCV Bergamo, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR quando ne ricorrano i presupposti;
• consulenti e professionisti, limitatamente alle informazioni necessarie allo svolgimento degli incarichi loro affidati;
• autorità pubbliche, giudiziarie o amministrative nei casi previsti dalla legge.

Il CCV Bergamo opera quale autonomo Titolare del trattamento per i trattamenti di propria competenza.

I soggetti ai quali i dati vengono comunicati li trattano secondo il ruolo loro attribuito dalla normativa e dagli accordi applicabili. Qualora determinino autonomamente le finalità e i mezzi del trattamento, essi operano in qualità di autonomi Titolari del trattamento.

In particolare, la comunicazione o trasmissione di dati a Regione Lombardia, anche attraverso SIVOC, avviene nell’ambito delle rispettive competenze e non determina, di per sé, l’attribuzione al CCV Bergamo del ruolo di Responsabile del trattamento per conto della Regione.

10. Diffusione dei dati

I dati personali non sono oggetto di diffusione, salvo nei casi in cui la diffusione sia prevista da una disposizione normativa o sia effettuata sulla base di uno specifico e idoneo presupposto di liceità.

L’eventuale utilizzo o pubblicazione di immagini, fotografie, registrazioni audio-video o altri contenuti riferibili a persone identificabili nell’ambito delle attività di comunicazione istituzionale del Comitato sarà disciplinato, ove necessario, mediante specifica informativa e sulla base dell’idoneo presupposto giuridico applicabile.

11. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo richiesto dagli obblighi normativi, amministrativi, contabili o documentali applicabili.

La durata della conservazione può pertanto variare in relazione alla natura dei dati e alla finalità del trattamento.

In particolare, i dati relativi alla formazione, alle qualifiche, alle specializzazioni, alle abilitazioni e alle attestazioni possono essere conservati anche per periodi prolungati quando ciò sia necessario per documentare nel tempo il percorso formativo dell’interessato, verificare il possesso o il mantenimento di requisiti e qualifiche oppure adempiere agli obblighi previsti dalla normativa e dai sistemi informativi istituzionali.

I dati relativi alle singole attività organizzative e amministrative sono conservati per il periodo necessario alla loro gestione e per l’ulteriore periodo eventualmente richiesto dalla normativa applicabile o necessario alla tutela dei diritti del Titolare.

Al termine del periodo di conservazione applicabile, i dati saranno cancellati, anonimizzati o comunque trattati secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

12. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

I dati personali sono trattati, di norma, all’interno dell’Unione europea o dello Spazio Economico Europeo.

Qualora l’utilizzo di specifici servizi o strumenti informatici comporti il trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, il trasferimento sarà effettuato esclusivamente nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR e sulla base di uno degli strumenti e delle garanzie previsti dalla normativa europea applicabile.

13. Processi decisionali automatizzati e profilazione

I dati personali non sono sottoposti a processi decisionali esclusivamente automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

14. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i diritti riconosciuti dagli artt. 15 e seguenti del Regolamento.

In particolare, l’interessato ha diritto di:

• ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in caso affermativo, ottenere l’accesso ai dati e alle informazioni previste dall’art. 15 del GDPR;
• ottenere la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati personali nei casi previsti dall’art. 17 del GDPR;
• ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR;
• ricevere, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, i dati personali che lo riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli a un altro Titolare;
• opporsi al trattamento dei dati personali nei casi previsti dall’art. 21 del GDPR;
• revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, qualora il trattamento sia fondato sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• non essere sottoposto, nei casi previsti dall’art. 22 del GDPR, a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici che lo riguardino o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

L’esercizio di alcuni dei predetti diritti può essere limitato nei casi previsti dalla normativa applicabile.

Le richieste per l’esercizio dei diritti possono essere rivolte al Comitato di Coordinamento del Volontariato di Protezione Civile della Provincia di Bergamo utilizzando i recapiti indicati al punto 1 della presente informativa.

15. Diritto di reclamo

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali, può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale previsto dalla legge.

16. Aggiornamento dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata dal CCV Bergamo in conseguenza di modifiche normative, organizzative o delle modalità di trattamento dei dati personali.

La versione aggiornata dell’informativa è resa disponibile attraverso i canali utilizzati dal Comitato per le proprie attività e comunicazioni.